8 Habilidades Esenciales De Excel

Ya sea que sea un profesional independiente experimentado o esté trabajando para lograr una carrera independiente como analista de datos, necesita habilidades valiosas para aprovechar y destacarse de otros trabajadores independientes. 

Dado que vivimos en un mundo digital, generando datos en todo momento, las empresas siempre buscan profesionales talentosos que puedan convertir los datos sin procesar en información que les ayude a tomar decisiones comerciales mejor informadas.

En este artículo, descubra cómo aprender habilidades avanzadas de Excel puede ayudarlo a obtener más oportunidades de trabajo. 

• Niveles de habilidades de Excel
• Las mejores habilidades avanzadas de Excel
• ¿Qué trabajos requieren conocimientos avanzados de Excel?

Niveles de habilidades de Excel

Con tantas empresas que dependen de los datos para ayudar a guiar las decisiones comerciales, es importante poder ingresar, administrar y analizar esos datos con Microsoft Excel. Sin embargo, ya sea que use Excel para datos de producción, datos de marketing o datos financieros, existen diferentes niveles de experiencia. Siga leyendo para ver dónde se encuentra.

Habilidades básicas de Excel

El nivel de habilidad básico para Excel incluye un conocimiento profundo de las tres pestañas de la cinta y sus herramientas, a saber, la pestaña Inicio, la pestaña Diseño de página y la pestaña Ver. Además, en este nivel, los usuarios deben saber cómo obtener diferentes opciones de visualización (como acercar o alejar) y el formato básico de hojas de cálculo.

• Navegar y guardar con éxito un libro de Excel
• Tareas de entrada de datos
• Construir fórmulas usando SUMAR.SI, PROMEDIO, CONTAR.SI y REDONDAR
• Aplicación de fórmulas SUMIF, AVERAGE, COUNTIF y ROUND dentro de las hojas de cálculo
• Hacer restas, multiplicaciones y divisiones
• Presentar un resumen de datos e imprimir los resultados en papel

Habilidades de Excel intermedio

La mayoría de los usuarios con habilidades intermedias de Excel tienen las habilidades básicas bloqueadas y más en este nivel. Eso incluye conocer la diferencia entre una función de Excel y una fórmula de Excel.

Tenga en cuenta que una función es un programa que procesa entradas y produce un resultado o salida dentro de una celda de hoja de cálculo. Por otro lado, una fórmula de Excel es una entrada de celda donde un usuario ingresa una o más funciones de Excel para obtener un resultado. Entonces, las funciones son los componentes básicos de las fórmulas.

Las habilidades intermedias también incluyen comprender cómo se “comportan” las funciones de Excel cuando se usan en una celda o se mueven entre hojas. Además, los usuarios deben saber qué hacen las funciones de Excel cuando las copian, pegan o arrastran.

Algunos ejemplos de habilidades intermedias de Excel incluyen:

• Conocimiento de fórmulas y funciones, como VLOOKUP, CHOOSE y MID
• Conocimiento práctico de gráficos.
• Creación de fórmulas para manipular texto y fechas
• Uso de la pestaña Fórmula y la biblioteca Funciones

Habilidades avanzadas de Excel

Alguien con conocimientos avanzados de Excel está familiarizado con la mayoría, si no todas, las funciones de Excel. Un usuario avanzado también debería sentirse cómodo enseñando a otros con Excel.

En el nivel avanzado, la mayoría de los usuarios suelen procesar grandes cantidades de datos utilizando hojas de cálculo, gráficos, tablas de datos, cálculos y automatización para producir resultados. Los usuarios de nivel avanzado también pueden crear modelos de hojas de cálculo, tableros y plantillas de Excel que pueden usar los usuarios básicos e intermedios. Algunos incluso crean fórmulas compuestas y complejas, como fórmulas de matriz.

Ejemplos de habilidades avanzadas de Excel incluyen:

• Creación y aplicación de fórmulas avanzadas, como SUMPRODUCT, INDIRECT, INDEX MATCH y OFFSET
• Saber qué es una tabla dinámica y cómo construir una
• Saber qué es un complemento y cómo instalar uno
• Comprensión y uso de la función Autofiltro
• Grabar una macro y usarla más tarde
• Edición o modificación de macros grabadas simples

Las mejores habilidades avanzadas de Excel

Puedes hacer muchas cosas con Excel, ya que tiene 475 fórmulas en su biblioteca de funciones. Pero adquirir conocimiento y experiencia usando habilidades avanzadas lo separará de los usuarios básicos.

Aquí hay algunas habilidades avanzadas de Excel que son imprescindibles para muchas industrias:

Los Macros

Una macro es un programa informático que realiza una acción o un conjunto de acciones tantas veces como sea necesario. Se graba y se utiliza para automatizar tareas repetitivas. Por ejemplo, los analistas financieros suelen utilizar macros para generar informes de ventas semanales, mensuales o trimestrales.

Las macros se escriben a través de Visual Basic para aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación orientado a objetos para aplicaciones de Microsoft Office. Las macros y las herramientas de VBA se encuentran en la pestaña Desarrollador. Con VBA, puede hacer referencia a objetos de Excel y usar las propiedades, métodos y eventos asociados con ellos para automatizar casi todas las tareas.

Una macro se crea grabando los clics del mouse y las pulsaciones de teclas. Una vez que haya creado una macro, Excel ejecutará esas instrucciones en cualquier dato que le proporcione. También puede editarlo para realizar cambios en la forma en que funciona. Por ejemplo, puede usar una macro para limpiar y formatear datos rápidamente, automatizar propiedades y acciones en tablas dinámicas y crear y modificar formularios de usuario.

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Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica es una función de Excel que se utiliza para crear informes a partir de grandes conjuntos de datos. Es una herramienta poderosa porque permite a los usuarios ver los mismos datos desde diferentes perspectivas. Puede usar una tabla dinámica para calcular, resumir, analizar y ver comparaciones, patrones y tendencias en sus datos.

Puede usar tablas dinámicas para ordenar, contar, totalizar o promediar datos almacenados en una hoja de cálculo grande y mostrarlos en una tabla nueva. Una tabla dinámica es una forma interactiva de:

• Presente y analice grandes cantidades de datos de muchas maneras fáciles de usar
• Resumir y ordenar datos por categorías y subcategorías
• Cree cálculos y fórmulas personalizados para aplicarlos al conjunto de datos
• Filtre, ordene y agrupe los datos para centrarse en la información que necesita
• Presentar informes concisos, atractivos e ilustrados.

ÍNDICE DE COINCIDENCIA

El ÍNDICE COINCIDIR combina dos funciones de Excel: ÍNDICE y COINCIDIR. Es una versión avanzada y dinámica de las fórmulas BUSCARV o BUSCARH.

ÍNDICE devuelve el valor de una celda en una tabla según el número de fila y columna, mientras que COINCIDIR devuelve la posición de una celda en una fila o columna. Las dos fórmulas pueden buscar y devolver el valor de una celda en una tabla según criterios verticales y horizontales.

‍Filtros

Los filtros se utilizan para ocultar temporalmente algunos de los datos de una tabla para que el usuario pueda centrarse en los datos que desea ver. Puede encontrar Ordenar y filtrar en la pestaña Datos en Excel para filtrar un rango de datos según los criterios que especifique. También puede usar el Autofiltro o los operadores de comparación integrados como "mayor que" y "los 10 primeros" para filtrar por valores numéricos y color de celda.

Una vez que encuentre lo que está buscando, puede volver a aplicar un filtro para obtener resultados actualizados o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos. El filtrado se vuelve aún más útil cuando necesita filtrar más de una combinación de columnas. En el siguiente ejemplo, puede ver una lista de jugadores en el grupo A que han obtenido dos o más victorias:

Formato Condicional

El formato condicional es una excelente manera de diseñar una hoja de cálculo, ya que brinda al usuario una forma rápida de agregar una capa de análisis visual a un conjunto de datos. Cambia el color de una celda y su contenido según los criterios que ingrese. Por ejemplo, puede resaltar cualquier número negativo en rojo o celdas que contengan una palabra específica. A continuación se muestra un ejemplo que muestra los pedidos de EE. UU. resaltados:

Gráficos

Los gráficos fortalecen la presentación de datos al proporcionar una ayuda visual fácil de entender, especialmente cuando se trata de números. Permite a los usuarios comparar partes de un conjunto de datos en relación con los otros datos de ese conjunto. La creación de gráficos es una de las formas más eficaces de mostrar el análisis de datos.

Hay más de 20 tipos de gráficos en Excel. Sin embargo, los gráficos de barras, de columnas, circulares, de líneas y de dispersión son los más utilizados. Los gráficos de barras, columnas, circulares y de líneas necesitan una sola serie de números para crear un gráfico. Si desea hacer un gráfico de dispersión, necesita dos conjuntos de datos correspondientes para comparar, como altura versus peso.

Este es un ejemplo de un gráfico que presenta los porcentajes de las respuestas de los clientes a la pregunta "¿El marketing entrante demostró el ROI?" relativo a si tienen un acuerdo de nivel de servicio (SLA) :

COMPENSACIÓN

La función OFFSET es una función integrada en Microsoft Excel. Su propósito es devolver un rango que es un número específico de filas y columnas de una celda o rango de referencia. Hacer referencia a una celda en Excel generalmente requiere hacer clic en ella o escribir una columna y una fila.

El rango que devuelve OFFSET puede ser una sola celda o un rango de varias celdas consecutivas. Al devolver un rango, también permite a los usuarios especificar el tamaño insertando el número de filas y columnas. El dominio de la función OFFSET es útil en fórmulas que requieren un rango dinámico.

La sintaxis de la función OFFSET es "=OFFSET(referencia, filas, columnas, [alto], [ancho])". Devuelve una referencia a un rango construido con cinco entradas:

• Un punto de partida: la celda o el rango de celdas adyacentes desde las que desea compensar su resultado
• Un desplazamiento de fila: le dice a Excel el número de filas para moverse hacia arriba o hacia abajo desde el valor del argumento de "referencia".
• Un desplazamiento de columna: le dice a Excel el número de filas para moverse hacia la izquierda o hacia la derecha desde el valor del argumento de referencia
• Una altura en filas: le permite especificar el tamaño del rango devuelto en el número de filas
• Un ancho en columnas: Le permite especificar el tamaño del rango devuelto en el número de columnas

Pivote de poder

Power Pivot es un potente complemento para Excel que se utiliza para crear modelos de datos sofisticados. La mayor ventaja de Power Pivot es su capacidad para manejar grandes conjuntos de datos de varias fuentes, todo dentro de un solo archivo de Excel. Los expertos en Excel también usan Power Pivot para conectar tablas dinámicas con bases de datos externas.

También puede usar Power Pivot para crear relaciones entre varias tablas. Luego, puede reunirlos y mostrar su análisis mediante tablas dinámicas y gráficos. En general, este complemento lo ayuda a realizar análisis de información rápidamente y compartir los resultados fácilmente.

¿Qué trabajos requieren conocimientos avanzados de Excel?

Excel se usa en muchas industrias, pero algunas profesiones y trabajos lo requieren más que otros. Estos son los cinco trabajos principales que necesitan habilidades avanzadas de Excel para realizar sus descripciones de trabajo.

Analista de datos

El proceso de recopilar puntos de datos y crear una narrativa cohesiva y significativa es el objetivo final del análisis de datos. Un analista de datos examina y presenta datos en información útil para ayudar a las empresas a tomar decisiones mejor informadas. También identifican tendencias de datos que se pueden usar para hacer predicciones sobre el futuro.

Algunas habilidades avanzadas de Excel que necesita un analista de datos son las tablas dinámicas, las funciones de ÍNDICE MATCH, los gráficos y las herramientas de pronóstico y tendencia. Por ejemplo, si sabe cómo crear gráficos, podrá organizar datos sin procesar en un formato legible que facilite a los usuarios extraer información práctica. Los cuadros y gráficos también facilitan la visualización y la comprensión de las hojas de cálculo.

Upwork es una plataforma emocionante para autónomos audaces que desean flexibilidad con sus proyectos y horarios. Si ya tiene conocimientos avanzados de Excel, aprovéchelos. Configure su cuenta profesional y conéctese con clientes que buscan ocupar puestos de analistas de datos . Esa única conexión podría conducir a una carrera bien remunerada como analista de datos independiente.

Contador

Los contadores organizan, crean y analizan documentos financieros para asegurarse de que sean precisos y estén actualizados. También presentan declaraciones de impuestos, hacen estados financieros y presentan otros documentos importantes. Los contadores deben ser competentes en Excel, lo que significa tener conocimiento de las funciones de auditoría, formato y uso de fórmulas para filtrar diferentes valores y sumas.

El uso de fórmulas ayuda a los contadores a determinar los márgenes de beneficio o los presupuestos departamentales. Excel también les permite personalizar campos y funciones para realizar cálculos.

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Analista financiero

Los analistas financieros son responsables de realizar un seguimiento del rendimiento financiero de una empresa frente a un plan. Analizan el desempeño del negocio frente a las condiciones del mercado para crear pronósticos y proporcionar informes periódicos. Los analistas financieros usan Excel para rastrear, actualizar y presentar información que guía la toma de decisiones.

Hay cientos de modelos de análisis financiero que se pueden realizar a través de Excel. Los analistas también lo utilizan para ejecutar análisis de presupuestos, análisis de riesgos o realizar un seguimiento del flujo de caja. Pueden usar funciones de análisis como manipulación de datos, formato, tablas dinámicas, búsqueda y ecuaciones de valoración.

Los analistas financieros tienen habilidades en demanda y se les paga generosamente por ello. Mejore sus habilidades de Excel para obtener el precio que desea. Echa un vistazo a los trabajos de analista financiero que esperan ser ocupados en Upwork.

Analista de mercado

Un analista de mercado ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas basadas en información extraída de datos sin procesar mediante análisis de datos. Además, ayudan a evaluar el mercado para encontrar áreas y soluciones con el objetivo de hacer crecer la empresa, todo lo cual requiere realizar un seguimiento y analizar datos.

Los analistas de mercado necesitan conocimientos avanzados de Excel, como tablas dinámicas, formato condicional y amplios conocimientos de VBA. Usan formato condicional y VBA para segmentar grandes conjuntos de datos para que los datos puedan examinarse con más cuidado. La visualización también ayuda a lograr presentaciones fáciles de leer.

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Ayudante Administrativo

Los asistentes administrativos brindan apoyo para que las operaciones funcionen sin problemas. Realizan diferentes tareas, como contabilidad, programación, mantenimiento de registros y organización de sistemas de documentos. Todo esto requiere conocimientos de Excel intermedios o avanzados.

Por ejemplo, los asistentes administrativos usan Excel para crear hojas de cálculo e ingresar informes de datos sin procesar, como los horarios de los empleados y los períodos de vacaciones, para facilitar la visualización. Además, también es fundamental que los asistentes administrativos puedan comprender las hojas de cálculo y los datos de otros departamentos, proveedores y clientes.

Echa un vistazo a estos trabajos de apoyo administrativo en Upwork. Conéctese con empresas que están ansiosas por trabajar con usted.

Los beneficios de aprender habilidades avanzadas de Excel

Como profesional independiente, se le valora por sus habilidades, ya sea contador, analista de datos o profesional de TI. Si desea obtener una mejor paga, debe separarse de otros talentos y adquirir más habilidades. El conocimiento avanzado y la competencia en Excel no solo lo harán demandado, sino que también mejorarán su eficiencia.

Realmente no hay inconvenientes en aprender habilidades avanzadas de Excel. Vea cómo puede brindarle más oportunidades de trabajo en Excel con Upwork.

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Que tengas buen día.

FUENTE:

https://www.upwork.com/resources/what-are-advanced-excel-skills?utm_campaign=rose-blossom&utm_source=twitter&utm_medium=social